在信息化时代，如何对庞大而复杂的软硬件资产进行有效管理，是许多高校共同面临的挑战。清华大学作为国内领先的高校，每年需要提供海量的数字资源及服务，软硬件系统的种类繁多、更新速度快，且涉及不同部门、不同人员的协同操作。为了提升信息资产管理的精细化与安全性，清华大学图书馆于2022年9月与上海华炎软件携手，共同构建了一套信息资产管理系统。经过短短一个月的集中研发与部署，图书馆便拥有了一套覆盖软件资产全生命周期、硬件资产动态监控、机房访客管理与问题管理的综合平台，实现了信息资产的集中化、可视化与全方位管控。
项目背景与核心诉求
为了实现信息资产的全生命周期管理以及跨部门协同，清华大学图书馆与上海华炎软件于2022年9月开始了信息资产管理系统的设计与研发。在项目组的紧密配合下，仅用了一个月的时间，便从需求收集、系统设计到功能测试与正式上线，完成了系统的整体搭建。这得益于华炎魔方低代码开发平台带来的高效灵活性：在项目早期，图书馆方对系统的功能做出了清晰的分类与定义，而在具体实现时，通过配置业务对象、定义数据字段、设置可视化列表视图与审批流转规则等操作，即可快速生成具有完善权限管理与数据分析能力的应用模块。
在建设过程中，项目团队根据实际需求，分阶段迭代，并在每次迭代中将所需功能逐步上线，实现了“边开发、边验证、边优化”的模式。对于涉及到的复杂审批流程，如软件上线审批、访客进出审批、硬件更换审批等，系统内置的工作流规则可灵活进行条件判断与多级审核，从而确保业务处理的合规与透明。通过统一的平台，部门之间的信息不再孤立，相关负责人能够及时接收到通知，以保证工作进度的顺利推进。
软件资产的全生命周期管理
清华大学图书馆每天都在使用各种软件系统来支撑图书馆业务，包括OPAC在线目录系统、数字资源管理系统、读者服务平台、内部办公系统等。过去，软件资产往往依赖Excel文档来记录版本、维护时间、升级记录等。然而，由于软件数量多、数据更新周期长，Excel表格难以及时同步更新，每当需要查看某一软件的当前状态或维护记录，往往需要多人反复确认、检索多份文档，效率低且易出错。图书馆迫切需要一个可以对软件资产从备案到上线，再到变更维护和停用的全流程进行统一管理的系统，以保证数据的准确性与实时更新。
为了应对软件资产管理需求，系统首次上线便实现了软件备案、上线、变更、维护、停用的全流程管控。
- 软件备案：当有新系统或新版本上线时，首先登记其基本信息，包括版本、功能描述、供应商、负责人及维护期。
- 上线流程：通过自定义的审批节奏，上线前的检测、测试与审核环节自动化触发，相关责任人可在系统上填写测试报告、上传测试附件，并对文档进行多版本比对与在线查看，确保每次上线均有完整的记录可追溯。
- 变更与维护：针对已上线软件，各部门或技术人员随时可在系统中发起变更申请，例如功能升级、紧急修补等。系统会自动通知相关审批人和维护团队，并跟踪处理进度。
- 停用与归档：若软件因业务调整而停用，则可启动归档流程，由系统自动归集所有历史版本、相关文档及附件，并进行查阅权限的收缩或冻结，保证数据安全、历史可查。
硬件资产管理
除了软件系统，硬件资产也同样庞大：服务器、存储设备、网络设备，以及各类底层支撑软件（例如操作系统、中间件、数据库等）都需要及时跟踪状态和版本更新。过去依赖人工记录的方式往往难以及时发现潜在问题，例如某台服务器容量不足、某个操作系统版本即将停止维护等。由于信息安全具有敏感性与实时性，一旦底层支撑软件出现漏洞且无法及时发现和修复，会对图书馆的数字资源安全造成更大风险。因此，硬件资产管理也需要精细化的管理模式，包括设备的基本配置、使用情况、维保到期时间和运行状态等信息的汇总与预警。
系统全面记录了服务器、网络设备、存储设备等硬件资产的配置信息，包括CPU、内存、硬盘容量以及授权信息、维护期限等。对于设备底层运行的软件如操作系统、数据库、中间件，也在同一界面进行关联和动态监控：
- 实时预警：当操作系统、数据库的版本过低或维保期即将到期，系统可以按照设定的扫描频率进行自动排查，一旦发现问题便迅速在管理端显示预警，通知对应责任人及时处理。
- 版本更新记录：所有设备的版本更新过程会被系统自动记录，管理员可随时查阅更新清单与对应文档，并通过附件上传多人协同编辑，精准对比不同版本之间的差异，确保硬件资产与软件版本的统一性。
机房访客管理
随着清华大学图书馆数字化程度的提升，各类人员如供应商、技术专家、设备维护人员需要频繁出入机房进行运维工作。过去的机房访客管理更多倚赖人工登记手册，难以查看访客在机房的具体操作和出入时间。一旦有设备故障或数据异常，缺乏对访客与操作同步记录的手段，也容易出现责任不清的问题。因此，机房访客管理需要被纳入信息资产管理系统，通过统一的平台将访问时间、访问事由以及对应操作加以记录与留存。
系统涵盖了机房访客管理模块，用于记录所有访问机房的外部或内部人员信息：
- 预约与审批：根据访问目的、访客主体和访问时间发起申请，由系统进行审批流转。相关负责人可在系统内直接查看访客信息、预定进出时间及需要配合的其他事项。
- 实时登记与轨迹追踪：访客到达机房后，系统可进行登记，并关联访问期间的主要操作和事件，为后续的责任认定和审计提供依据。负责人还可在评论区按主题讨论机房内的各项操作，并对重点操作进行标注和@相关技术人员，快速定位责任和追踪问题。
问题管理
当系统出现性能或安全方面的问题，往往还需要快速定位责任部门与人员。在过去，当某个数据库或操作系统版本过低可能带来漏洞风险时，需要多部门沟通排查，反复挖掘对应的系统归属、硬件设备、负责人以及维护供应商，耗费了大量的时间。这样的“找人”困境使得问题管理效率低下，难以及时止损。为此，图书馆需要一个能够在问题产生后，自动分配处理人、记录处理进度，并在各个业务环节触发提醒、通知的体系，让所有问题在第一时间被捕捉、分派及解决，提升整体运维效率，并有效管控风险。
在信息化环境中，问题的发现与解决速度直接影响服务质量与安全性。系统具备高效的问题管理机制。
- 问题登记与分配：当技术人员或管理员在日常巡检中发现软件漏洞、硬件故障或潜在安全风险，可在系统中快速提交问题，系统自动根据配置的规则分配责任人或责任团队，杜绝问题无人跟进的情况。
- 问题处理与协作：各业务部门可直接在问题记录下展开多维度讨论，根据需要上传日志、补丁包、截图等附件，并以在线文档方式协同编辑，记录修复策略与校验测试过程。所有讨论内容按主题清晰归档，@提醒功能让相关人员能第一时间收到消息回复，协同效率显著提升。
- 问题追踪与闭环：问题处理完成后，需要维护人员进行验收并更新系统状态。若存在系统级的安全隐患，则再次触发上级审批或通知领导进行决策，形成完整的闭环管理，让每条问题都拥有明确的历史记录与归档。
成果与价值
数字化转型，告别传统Excel管理
过去，清华大学图书馆的软硬件资产信息零散地分布在多张Excel表格中，数据分散且不易更新，而通过本次系统化建设，所有信息资产均被纳入一体化管理平台。信息变更不再依赖手动登记，大幅降低了错误率，并让管理者能够从全局把握软硬件布局、版本分布、维保周期与安全风险，大大提升了数字化水平。
明确工作职责与提升协同效率
系统不仅提供了清晰的功能模块划分，还通过角色和权限的配置，将各业务环节对应的人、事、责任一一落到实处。软件上线、硬件维护、机房访客、问题处理等流程都有了明确的审批层级和工作范围，杜绝了推诿和职责不明的情况。通过评论区主题讨论及@提醒，跨部门沟通变得更加直接迅速，避免了错过核心信息或任务延误的潜在风险。
全局状态可视化与决策支持
在管理端，领导层可通过可视化数据看板快速掌握当前资产状况，包括已经上线的软件版本、硬件使用情况、即将到期的维保信息及紧急问题处理进度等。通过数据图表与统计分析，管理者能够对各类资产运行的安全态势和潜在风险进行研判，从而在预算、人员配备和安全策略方面做出更符合实际情况的决策安排。
提升信息安全与风险防控能力
系统会定期对所有软硬件资产进行扫描，一旦发现数据库、操作系统等需要升级或补丁，又或维保即将到期，系统会实时通知负责人采取措施。尤其在突发漏洞事件中，专业技术人员可通过多条件检索迅速锁定哪台设备或哪些软件版本受到影响，匹配相应解决方案并完成后续修补工作，极大增强了图书馆在应对信息安全风险时的响应速度和处置能力。
快速定位与高效检索
面对业务繁复、信息交织的场景，及时检索并定位到相关资产与维护记录尤为重要。系统支持多维度、灵活组合的查询方式，管理员可在搜索条件中指定软件名称、版本号、维护人员、问题类别、处理状态等，以精准找到目标信息，省去繁琐的跨部门咨询。面对临时通知的高危漏洞时，也能够基于数据库中已有的资产信息，第一时间部署安全措施。
项目意义与展望
通过本次与华炎魔方平台的深度合作，清华大学图书馆在信息资产管理方面实现了前所未有的精准度与效率，成功将数字化成果内嵌到日常运维与管理决策中。一方面，系统为图书馆构建了软硬件资产“全生命周期、全方位”可管可控的坚实基础，不仅解决了过去依赖Excel时数据不准确、责任不明确的痛点，也为后续的业务拓展提供了灵活扩展的空间。无论是新增某项服务软件，还是需要对硬件架构进行调整，都可以在现有平台的基础上快速搭建相应的流程与数据模型，保障信息安全合规。
此次信息资产管理系统的成功上线，为清华大学图书馆的信息化建设打开了新的篇章。通过短短一个月的集中研发和迭代，项目团队快速搭建了软件资产管理、硬件资产监控、机房访客管理、问题管理在内的多项功能，帮助图书馆完成了从散落在Excel表单到统一平台管理的升级，让信息资产的状态更加透明、维护流程更为高效、问题处理更加可控，也让信息安全得到了切实的保障。
在整个项目过程中，图书馆方与上海华炎软件技术团队保持了紧密合作，充分利用华炎魔方低代码构建的灵活性，最大程度地满足了图书馆的个性化业务需求，并实现了与已有系统的无缝衔接。未来，随着图书馆数字化需求的持续深化，这套信息资产管理系统也将在更多的实践中迭代完善，不断带来新的创新和提升。通过这一成功案例，可以看到高校图书馆的信息化转型并非一蹴而就，但只要选择了适合的技术平台，深入理解和梳理自身业务需求，就能在相对较短的周期内收获强大、可拓展的系统成果，为推进教育信息化、保障学术资源安全奠定坚实根基。